Checklist de l’offboarding : Tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer le départ d’un collaborateur

L’offboarding, ou la gestion du départ d’un collaborateur, est une étape cruciale souvent négligée par les entreprises. Pourtant, un processus d’offboarding bien mené peut permettre de préserver une relation positive avec les anciens employés, éviter les tensions et améliorer l’image de l’entreprise. Sans compter que cela permet de récupérer des informations précieuses pour optimiser vos pratiques internes.

Pour faciliter cette transition, voici une checklist complète pour réussir l’offboarding, ainsi qu’un modèle de compte rendu que vous pouvez adapter à vos besoins.

Pourquoi l’offboarding est-il important ?

La gestion des départs ne se limite pas à un simple au revoir. Elle permet de :

• Préserver la marque employeur : Un collaborateur qui quitte l’entreprise en bons termes deviendra un ambassadeur, même après son départ.
• Assurer la continuité des opérations : Anticiper le départ permet de transmettre les connaissances et d’organiser la succession.
• Améliorer les processus internes : Les feedbacks collectés lors de l’offboarding peuvent être utilisés pour éviter les départs futurs et améliorer la rétention des talents.

Checklist complète de l’offboarding

1. Annonce officielle du départ

• Informer les parties prenantes : Le manager direct, l’équipe RH, et les équipes concernées doivent être informés du départ à l’avance pour organiser une transition sereine.
• Préparer la communication interne : Planifiez l’annonce du départ au reste de l’équipe et aux clients, si nécessaire.

2. Organiser la passation de responsabilités

• Identification des tâches : Listez toutes les responsabilités du collaborateur pour organiser leur réaffectation temporaire ou permanente.
• Délégation des projets en cours : Répartissez les tâches et projets en cours entre les membres de l’équipe ou formez la personne en charge de les reprendre.
• Transmission des accès : Identifiez tous les outils, comptes et plateformes auxquels le collaborateur a accès (email, CRM, logiciel interne) pour préparer une passation ou une clôture de ces accès.

3. Collecte et retour du matériel

• Matériel informatique : Préparez un inventaire des outils informatiques (ordinateur, téléphone, accessoires) et organisez la restitution en fin de contrat.
• Badges et cartes d’accès : Récupérez les badges d’accès aux locaux, cartes de parking ou autres dispositifs de sécurité.
• Propriété intellectuelle : Assurez-vous que tous les documents, projets ou informations confidentielles ont été transmis et ne sont plus stockés sur des outils personnels.

4. Gestion des éléments administratifs

• Vérification des documents légaux : Assurez-vous que tous les documents liés à la fin du contrat sont en ordre (lettre de démission, fin de contrat, solde de tout compte, certificat de travail, etc.).
• Solde des congés : Calculez les jours de congés restant à prendre ou à payer, ainsi que les éventuels bonus ou primes.
• Clôture des accès : Désactivez les accès aux systèmes internes, mails, et autres outils dès la date de départ du collaborateur.

5. Exit interview (entretien de départ)

L’entretien de départ est un moment-clé pour recueillir des informations précieuses. Il doit être mené de manière bienveillante, afin que le collaborateur se sente à l’aise de parler franchement.

Voici quelques questions à poser :

• Quelles sont les raisons principales de votre départ ?
• Que pourrions-nous améliorer dans nos pratiques managériales ou organisationnelles ?
• Avez-vous rencontré des obstacles dans votre travail quotidien que nous pourrions éviter à l’avenir ?
• Qu’avez-vous le plus apprécié au sein de l’entreprise ?
• Recommanderiez-vous l’entreprise à d’autres talents ?

Les réponses obtenues sont essentielles pour identifier des points faibles et travailler sur l’amélioration continue.

6. Organiser une sortie positive

• Célébration du départ : Organisez un moment de convivialité pour remercier le collaborateur de son travail et lui souhaiter bonne chance pour ses futurs projets.
• Coordination des communications externes : Si nécessaire, informez les clients, partenaires ou prestataires du départ du collaborateur et assurez une transition fluide.

Modèle de compte rendu d’offboarding

Un compte rendu d’offboarding vous permet de formaliser le processus et de garder une trace des informations échangées pendant le départ. Voici un exemple simple que vous pouvez adapter selon vos besoins.

L’offboarding est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est une opportunité unique de renforcer votre marque employeur, de récupérer des feedbacks précieux et de préparer une transition en douceur. Grâce à cette checklist et au modèle de compte rendu, vous pouvez structurer cette étape cruciale et optimiser chaque départ. En instaurant un processus d’offboarding complet, vous favorisez une culture de respect et de transparence qui peut avoir un impact positif à long terme, même après le départ des collaborateurs.